Planilha de controle de aluguel: o que não pode faltar
Aviso: Conteúdo educativo; regras de reajuste, multa e juros dependem do contrato e da lei. Em caso de dúvida, consulte um advogado ou uma administradora de imóveis.
Quem tem um ou mais imóveis alugados sabe como é fácil perder o controle: quem pagou, quem atrasou, quando é o reajuste, de quem é a conta de água. Uma planilha bem montada resolve a maior parte disso sem custo mensal. Veja o que ela precisa ter para valer a pena.
1. Cadastro do imóvel e do contrato
Uma aba com uma linha por imóvel ou contrato:
- Endereço e identificação (por exemplo, "Apto 302 Rua A").
- Nome e contato do inquilino, e do fiador ou da forma de garantia.
- Data de início e de fim do contrato.
- Valor do aluguel e dia de vencimento.
- Índice de reajuste previsto no contrato e mês do reajuste.
- Valor do condomínio, IPTU e outras taxas, e quem paga cada um.
Se você tiver mais de um imóvel, isso evita procurar contrato por contrato.
2. Calendário de vencimentos e status de pagamento
A aba mais usada. Uma linha por mês e por imóvel, com valor previsto, data de vencimento, data do pagamento, valor recebido e status (pago, aberto, atrasado). O status pode ser calculado por fórmula: se a data de pagamento está vazia e hoje passou do vencimento, mostra "atrasado". Uma formatação condicional em vermelho para atrasos poupa tempo.
3. Multa e juros por atraso
O contrato costuma prever multa por atraso e juros. Deixe os percentuais como células editáveis, em vez de fórmulas escondidas, e calcule o valor devido de cada atraso. Isso evita discussão com o inquilino, porque você mostra a conta. Use o que está no seu contrato: não existe um número único válido para todos.
4. Reajuste anual
Anote o mês do reajuste, o índice acordado e o percentual aplicado. A planilha deve lembrar você do próximo reajuste (um alerta com 60 dias de antecedência funciona bem) e calcular o novo valor: valor atual × (1 + percentual do índice). Guarde o histórico dos valores anteriores.
Exemplo ilustrativo: aluguel de R$ 1.500,00 e reajuste de 5% (percentual fictício): novo valor = 1.500 × 1,05 = R$ 1.575,00.
5. Recibos
Gere um recibo por pagamento, com data, valor, referência (mês), nome de quem pagou e de quem recebeu. Mesmo que o pagamento tenha sido por Pix, o recibo organiza a relação e ajuda se surgir uma dúvida meses depois. Numere os recibos em sequência.
6. Despesas e repasses
Registre gastos do imóvel (manutenção, taxas, reparos) com data, valor e quem pagou. Se você administra imóveis de terceiros, acrescente a taxa de administração e o repasse ao proprietário. Assim fica claro quanto sobrou de verdade, e não apenas quanto entrou.
7. Vistorias, caução e documentos
Inclua uma aba ou coluna para: valor e forma da garantia (caução, seguro-fiança ou fiador), datas de vistoria de entrada e saída, link para fotos e para o contrato digitalizado. Quando o inquilino sai, você já tem tudo no mesmo lugar.
8. Resumo mensal
Uma aba que soma quanto devia entrar no mês, quanto entrou, quanto está em atraso e quanto foi gasto. Se o resumo se atualiza sozinho a partir das abas anteriores, você olha uma vez por semana e sabe a situação.
Erros comuns
- Digitar valores no resumo em vez de usar fórmulas: o dado fica desatualizado.
- Misturar mais de um imóvel na mesma linha: dificulta filtrar e achar erros.
- Não guardar histórico de reajustes: você esquece de quanto eram os valores antigos.
- Ficar sem backup: use uma planilha em nuvem ou faça uma cópia mensal.
Planilha própria ou pronta?
Montar do zero ensina bastante, mas leva horas, e erros de fórmula só aparecem quando já custaram dinheiro. Se for fazer a sua, teste com dados fictícios antes de confiar nela. Uma planilha pronta economiza esse trabalho, mas confira se ela traz todos os itens acima e se você consegue editar as regras do seu contrato.